Guida all’ accesso agli atti e privacy: la disciplina in dettaglio e i limiti imposti dalla riservatezza
La guida all’accesso agli atti amministrativi non può non aprirsi con l’introduzione delle norme che lo disciplinano. Queste sono la legge sul procedimento amministrativo ovvero la n. 241/1990 e il D. Lgs. n 33/2013 conosciuto come decreto sulla trasparenza amministrativa. Entrambe le leggi sono state adottate con lo scopo di bilanciare il rispetto della privacy dei cittadini e la tutela degli interessi diffusi.
L’accesso documentale nella legge 241/1990
Il tipo di accesso sancito nella legge n. 241 del 1990 è quello documentale, basato su presupposti specifici necessari per esercitare il diritto. La disciplina apre le porte delle pubbliche amministrazioni e àncora il principio di trasparenza amministrativa che da qui subirà un’ evoluzione. La prima apertura al diritto di accesso è dunque innovativa ma conserva delle limitazioni in capo a chi ne può disporre. L’accesso si apre a chiunque ma questi devono essere “portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale.” (art. 22.1).
Nello stesso articolo la legge stabilisce anche cosa si intende per accesso e la definizione di documento amministrativo. E’ anche specificato che tale diritto si esercita nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni, a tutti i soggetti di diritto pubblico o privato limitatamente alla loro attività di pubblico interesse disciplinata dalla legge (art. 23).
Per poter accedere ad un atto amministrativo bisogna dunque essere titolari di un interesse da tutelare, connesso al documento che si chiede di visionare. Questo diritto si impone per la prima volta come principio generale dell’attività amministrativa e àncora la difesa dell’imparzialità e della trasparenza . C’è un’ apertura alla partecipazione pubblica al fine di perseguire l’interesse della collettività verso la quale la P.A. emana i provvedimenti.
A differenza di quanto si dirà del D. Lgs. 33/2013, il diritto di accesso documentale è sempre subordinato ad una motivazione (art. 25) che l’istante dovrà chiarire nei confronti della P.A.
È qui che questa breve guida all’ accesso agli atti vuole spiegare come la legge tuteli anche il diritto alla privacy. La l. n. 241/1990 apre alla partecipazione pubblica ma pone i primi limiti alla stessa, stabilendo che solo chi è direttamente coinvolto può avanzare “memorie scritte e documenti, che l’amministrazione ha l’obbligo di valutare” (art. 10). La norma quindi bilancia perfettamente il diritto del privato ad essere informato (art. 7) ma limita questo diritto solo a chi ne subirà un effetto diretto.
In più si ricorda che tutti i documenti sono visionabili solo fino a quando le P.A. avranno il dovere di conservare tali informazioni e non oltre tale scadenza e che tale diritto si può far valere solo verso quegli uffici che detengono gli atti.
L’acceso civico semplice e generalizzato (FOIA)
Il D. Lgs. 33/2013, meglio conosciuto come decreto sulla trasparenza amministrativa, si colloca in un’ottica garantista di accesso agli atti pubblici attraverso la quale ogni cittadino è parte attiva della pubblicazione.
All’art. 5 introduce “l’accesso civico a dati e a documenti” e fa la differenza tra accesso civico semplice e generalizzato.
Il primo nasce per poter permettere a chiunque, anche se non titolare di un interesse giuridico tutelato, di richiedere alle P.A. documenti, informazioni o dati che esse avevano l’obbligo di pubblicare. Chiunque può chiedere queste informazioni, a prescindere dal fatto che essi siano colpiti dall’omissione dell’amministrazione; non è necessario che l’interesse sia personale, diretto, concreto ed attuale come per la l. n. 241/1990.
L’ art. 5 comma 2 subisce una importante modificazione dal D. Lgs 97/2016 che introduce il FOIA, Freedom of Information Act. Nasce l’accesso civico generalizzato, allineando l’Italia ad altri 100 Paesi sul diritto di accesso alle informazioni.
Esso sancisce la possibilità da parte dei consociati di richiedere l’accesso ad atti, informazioni e dati: si differenzia dall’accesso civico semplice perché permette ai cittadini di richiedere informazioni ulteriori, che le P.A. non hanno l’obbligo di pubblicare.
È un accesso quindi generalizzato perché la titolarità del diritto è diffusa, senza alcuna limitazione.
Altra differenza con l’accesso documentale è la totale assenza di motivazione da presentare alle P.A.
Il diritto alla privacy limita l’accesso civico generalizzato
Questo articolo vuole essere una breve guida al diritto all’accesso agli atti amministrativi e su come il diritto alla Privacy può limitare la titolarità diffusa introdotta dal FOIA.
È proprio l’art. 5 bis a indicare i casi di esclusione dell’accesso civico generalizzato: oltre alla sicurezza e ordine pubblico nella tutela delle relazioni internazionali, specifica che il FOIA non deve essere concesso quando c’è “un pregiudizio concreto alla tutela di uno dei seguenti interessi privati” tra i quali “la protezione dei dati personali”.
Ne deriva che saranno le pubbliche amministrazioni ad operare un bilanciamento tra la richiesta delle informazioni e la tutela della sfera personale dei cittadini.
Esse non saranno lasciate ad un libera interpretazione ma potranno contare su strumenti come il GDPR che introduce il principio della “minimizzazione dei dati”, di cui ho parlato in un mio precedente articolo, e il principio di “limitazione delle finalità”.
Saranno questi due principi a guidare le PA nella raccolta dei dati: essa dovrà avvenire per “finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in modo che non sia incompatibile con tali finalità” e per i quali i dati personali dovranno essere “adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati”.
Fondamentale sarà la valutazione caso per caso e il bilanciamento tra i due diritti da parte della PA, tenendo conto di parametri rinvenibili dalla giurisprudenza e dalla legislazione nazionale ed internazionale.
